Manglende rolleavklaring er et stort problem på norske arbeidsplasser som kan føre til konflikter, ineffektivitet og en generell følelse av frustrasjon og misnøye blant medarbeiderne. Mange ledere er dessverre ikke klar over, eller våkne for, hvor mye dette kan påvirke arbeidsmiljøet og produktiviteten på sikt. En av grunnene til at rolleavklaring kan være et undervurdert problem, er at det kan være en utfordring for ledere å sette av tid (les: å være tidgiver) til å drøfte og klarere definere hver enkelt medarbeiders rolle, mandater og ansvarsområder. Ledere kan også ha en tendens til å anta at medarbeidere har en klar forståelse av sine egne roller, og dermed undervurdere betydningen av å avklare dem. Dette gir igjen atferd hvor noen tar seg til rette og griper ansvar de strengt tatt skal overlate til lederen. Problemet er ofte at lederen "går i taket" og straffer, til tross for at de selv er direkte ansvarlig for svak rolleavklaring og konsekvenser at situasjonen .
En annen årsak kan være at noen ledere kan føle seg selv truet av å avklare rollene til medarbeiderne sine. De kan være bekymret for å miste kontrollen over oppgaver og ansvarsområder, eller at medarbeiderne vil begynne å stille spørsmål ved deres egen rolle og egenverdi i organisasjonen. Men det er viktig å huske at å avklare roller og ansvarsområder ikke bare gir medarbeiderne en bedre forståelse av hva som forventes av dem, men det gir også ledere en bedre oversikt over hvordan arbeidet kan organiseres og hvordan de kan optimalisere arbeidsprosesser og arbeidsmiljø.
Den essensielle prosess
Rolleavklaring er en essensiell prosess innen ledelse og arbeidsmiljø, hvor det defineres klare og tydelige forventninger til ansvarsområder og oppgaver for både ledere og medarbeidere. En grundig rolleavklaring bidrar til å redusere konflikter, frustrasjoner og forvirring, og øker produktiviteten og trivselen på arbeidsplassen. For ledere er rolleavklaring viktig for å sikre effektiv organisering av arbeidet og delegere ansvar på en klar og tydelig måte. Dette kan bidra til å skape en følelse av autonomi og ansvar blant medarbeiderne, som igjen kan øke motivasjon og engasjement på arbeidsplassen.
For medarbeidere er rolleavklaring viktig for å forstå hva som forventes av dem og hva deres ansvar og oppgaver er. Dette kan bidra til å redusere stress og usikkerhet, og øke deres følelse av tilhørighet , trygghet motivasjon på arbeidsplassen. Alt i alt spiller rolleavklaring en avgjørende rolle i å skape en sunn og produktiv arbeidskultur, hvor alle ansatte har en klar forståelse av sine ansvarsområder og oppgaver, og dermed kan samarbeide effektivt for å oppnå felles mål.
Hvilke funn har vi fra forskning og studier på rolleavklaring?
Flere forskere og organisasjonspsykologer har utført studier for å undersøke betydningen av rolleavklaring i forhold til arbeidstakeres trivsel og produktivitet, og hvordan ledere kan optimalisere prosessen for å oppnå bedre resultater. En studie fra 2017 publisert i tidsskriftet "Journal of Business and Psychology" konkluderte med at økt rolleklarhet var positivt knyttet til ansattes jobbtilfredshet og engasjement på arbeidsplassen. En annen studie fra 2018 publisert i "Journal of Applied Psychology" fant at ledere som ga klare forventninger og tydelige instruksjoner til medarbeiderne hadde ansatte som var mer produktive og engasjerte.
Videre forskning har også vist at en klar og tydelig rolleavklaring kan bidra til å redusere konflikter på arbeidsplassen og øke samarbeidet mellom ansatte, noe som igjen kan føre til økt produktivitet og bedre resultater for organisasjonen som helhet. Blant annet har vi sett på og vurdert internasjonale funn:
"The impact of role clarity on employee engagement" (2018) publisert i tidsskriftet "Journal of Business and Psychology". Studien fant en positiv sammenheng mellom rolleklarhet og ansattes engasjement på arbeidsplassen. Dette kan bidra til økt produktivitet og trivsel.
"The relationship between role clarity, role overload and employee turnover intention" (2019) publisert i tidsskriftet "Employee Relations". Studien fant en negativ sammenheng mellom rolleoverbelastning og ansattes intensjon om å slutte, og en positiv sammenheng mellom rolleklarhet og ansattes intensjon om å bli.
"The importance of role clarity in job satisfaction and organizational commitment among hotel employees" (2020) publisert i tidsskriftet "International Journal of Contemporary Hospitality Management". Studien fant en positiv sammenheng mellom rolleklarhet, jobbtilfredshet og organisatorisk engasjement blant ansatte i hotellbransjen.
"The impact of role clarity and role conflict on employee creativity" (2019) publisert i tidsskriftet "Journal of Business Research". Studien fant en negativ sammenheng mellom rollekonflikt og ansattes kreativitet på arbeidsplassen, og en positiv sammenheng mellom rolleklarhet og kreativitet.
"Clarifying the link between job demands, job resources, and employee outcomes: The role of perceived role clarity" (2018) publisert i tidsskriftet "Journal of Occupational Health Psychology". Studien fant at opplevd rolleklarhet bidrar til å forklare sammenhengen mellom jobbkrav, jobbressurser og ansattes utfall, som jobbtilfredshet og helse.
Norske studier av interesse
"Rolleavklaring og arbeidsprestasjoner i barnehager" (2018) publisert i tidsskriftet "Nordisk Barnehageforskning". Studien undersøkte hvordan rolleavklaring kan påvirke arbeidsprestasjonene til barnehageansatte, og fant en positiv sammenheng mellom klarhet i arbeidsoppgaver og arbeidsprestasjoner.
"Betydningen av rolleklarhet for sykefravær og arbeidsutfall: En longitudinell studie i norsk arbeidsliv" (2019) publisert i tidsskriftet "Tidsskrift for arbeidslivsforskning". Studien undersøkte hvordan rolleklarhet påvirker sykefravær og arbeidsutfall over tid, og fant en positiv sammenheng mellom rolleklarhet og arbeidsutfall, men ingen signifikant sammenheng med sykefravær.
"Rolleavklaring og jobbtilfredshet: En studie blant norske helsearbeidere" (2021) publisert i tidsskriftet "Norsk Epidemiologi". Studien undersøkte hvordan rolleavklaring påvirker jobbtilfredshet blant helsearbeidere, og fant en positiv sammenheng mellom klarhet i arbeidsoppgaver og jobbtilfredshet.
Disse norske studiene og andre lignende studier understreker sammenfallende og tydelig viktigheten av rolleavklaring i arbeidsmiljøet, også i en norsk kontekst.
Medarbeiderens rolleforståelse og lederens ansvar i forhold til forståelsen?
Medarbeiderens rolleforståelse refererer til medarbeiderens egen oppfatning av hva som forventes av dem i deres rolle på arbeidsplassen. Det inkluderer deres forståelse av arbeidsoppgaver, ansvar, mål og forventninger fra leder og organisasjonen som helhet. En presis definisjon av medarbeiderens rolleforståelse kan være: "Medarbeiderens oppfatning av deres forventede ansvar, oppgaver, mål, mandater og forventninger i sin rolle på arbeidsplassen, basert på deres egne tolkninger og forståelse av organisasjonens formål og kultur, samt lederens kommunikasjon og tilbakemeldinger."
Det er viktig å merke seg at medarbeiderens rolleforståelse kan variere fra lederens eller organisasjonens intensjoner, og det kan også endre seg over tid basert på endringer i organisasjonens behov eller arbeidsmiljøet. Derfor er det viktig at det er en klar og åpen kommunikasjon mellom ledere og medarbeidere om forventningene til deres rolle, og at det er rom for tilbakemeldinger og justeringer underveis.
Hvordan hindrer lederen at medarbeideren går ut over sine mandater?
Mandater kan beskrives som «de definerte oppgavene og ansvarene som en medarbeider er tildelt av sin leder eller organisasjonen de jobber for.» Disse mandatene kan variere fra stilling til stilling, og er vanligvis basert på medarbeiderens kompetanse, erfaring og ansvarsnivå. For medarbeidere er mandatene deres veikart for hva som forventes av dem på jobben, og de gir en klar retning for hvordan de kan bidra til organisasjonens suksess. Mandater er dermed en viktig del av en medarbeiders rolleforståelse, og gir en ramme for hva som er akseptabelt å gjøre og hva som ikke er det.
I denne forstand kan mandatene sees som en kontrakt mellom medarbeideren og organisasjonen, der begge parter har ansvar for å sikre at mandatene blir fulgt på en effektiv og ansvarlig måte. Noen tips til mandatstyring er:
Klarlegge mandatet: Lederen bør klargjøre medarbeiderens mandat, og gi dem en klar og tydelig forståelse av hva som er akseptabelt å gjøre og hva som ikke er akseptabelt. Dette kan inkludere å gi eksempler på tidligere situasjoner der medarbeidere har gått ut over mandatet sitt og hva som var konsekvensene av det.
Følge opp med jevnlige møter: Lederen bør følge opp med medarbeideren jevnlig for å sikre at de holder seg innenfor mandatet og at de ikke tar på seg oppgaver eller ansvar som kan føre til mulige avvik.
Gi nødvendig opplæring og veiledning: Lederen bør sørge for at medarbeideren har den nødvendige opplæringen og veiledningen for å utføre oppgavene sine på en effektiv og trygg måte. Dette kan inkludere opplæring i hvordan man identifiserer avvik før de faktisk skjer og hva man skal gjøre hvis man oppdager dem.
Sette klare mål og prioriteringer: Lederen bør hjelpe medarbeideren med å sette klare mål og prioriteringer, slik at de kan sette søkelys på det som er viktig og unngå å ta på seg oppgaver eller ansvar som kan føre til mulige avvik.
Gi riktig og konkret autorisasjon: Lederen bør sørge for at medarbeideren har riktig autorisasjon til å utføre oppgavene sine og ta på seg ansvar. Dette kan inkludere å gi dem tilgang til nødvendige verktøy og systemer, og sørge for at de har den nødvendige autorisasjonen til å utføre oppgavene sine.
Konklusjon
Sammenfattende kan det konkluderes med at mandatstyring og rolleavklaring er avgjørende for å oppnå effektivitet og suksess i en organisasjon. Mens medarbeidere trenger klare mandater for å forstå hva som forventes av dem på jobben, er det lederens ansvar å sørge for at disse mandatene er tydelige og gjenspeiler organisasjonens mål og verdier. En god leder vil gi nødvendig opplæring og veiledning til medarbeidere, følge opp jevnlig og sette klare mål og prioriteringer, slik at medarbeiderne kan jobbe innenfor sine mandater og bidra til organisasjonens suksess.
Lederen har dermed det øverste ansvaret for å sikre at mandatstyring og rolleavklaring er på plass og fungerer godt i organisasjonen. Ved å gjøre dette, vil lederen kunne skape en kultur der medarbeiderne er klare over sine ansvarsområder og jobber mot felles mål, noe som igjen kan føre til økt produktivitet, ansvarlighet og suksess for organisasjonen som helhet.
Rune Brenna – kognitiv atferdsterapeut mnfkt 2017/2023
Merknad: Vi har valgt å benytte oss av et bredt spekter av fagfolk, inkludert kunstig intelligens, journalister, skribenter, forfattere og andre på språkvask for å sikre at vårt fagspråk og kommunikasjon med omverdenen er så enhetlig og presist som mulig. Målet er å utvikle et språk som treffer bredt i yrkeslivet og sikrer at våre budskap og informasjon blir ensrettet og effektivt kommunisert til våre målgrupper. Vi mener at dette er en viktig del av vår forpliktelse til å levere kvalitetsinnhold på en forståelig måte og opprettholde høye standarder for profesjonalitet i vårt arbeid. Dette er for oss et kontinuerlig pågående arbeid.
