Psykologisk trygghet på arbeidsplassen er en viktig faktor for å opprettholde et sunt, endringsvillig og produktivt arbeidsmiljø. Det er en tilstand hvor ansatte føler seg helt trygge og komfortable med å uttrykke sine meninger og ideer, uten frykt for represalier eller negative konsekvenser. Psykologisk trygghet er en viktig strategi for å øke produktiviteten, fremme innovasjon og opprettholde et positivt arbeidsmiljø. Men; hvordan får vi det til over en lengre tidsperiode, det vi kan kalle strategisk tidshorisont? I denne artikkelen vil jeg nærmere belyse noen effektive strategier for å implementere psykologisk trygghet og hvordan dette kan bidra til en mer positiv og produktiv arbeidskultur.
Strategier for å implementere psykologisk trygghet på arbeidsplassen
En av de største utfordringene mange arbeidsplasser står overfor i dagens arbeidsmiljø er å skape og opprettholde en kultur av psykologisk trygghet. Implementering av psykologisk trygghet på arbeidsplassen krever imidlertid strategisk planlegging og en bevisst innsats fra ledere og ansatte på alle nivåer i organisasjonen. Vi erfarer at det er viktig å kvalitetssikre følgende fokusområder:
Tydelige kommunikasjonskanaler: Tydelige, lesbare og åpne kommunikasjonskanaler er en viktig strategi for å øke og opprettholde psykologisk trygghet på arbeidsplassen over tid. Dette inkluderer åpenhet om bedriftens mål, strategier og grunnverdier, og hvordan de påvirker de ansatte. Ledelsen bør også oppmuntre til åpen og ærlig kommunikasjon begge veier, både internt og eksternt. Ansatte må stole på ledelsens kommunikasjon og identifisere seg med budskapet for at implementeringen skal kunne gjennomføres utover i organisasjonen.
Tydelig og synlig ledelse: Tydelig og synlig ledelse er også en viktig faktor for å opprettholde psykologisk trygghet. Ledere bør være tydelige i sin kommunikasjon og oppmuntre til åpenhet og ærlighet. De bør også være tilgjengelige for å drøfte bekymringer, uro og spørsmål fra de ansatte. Management By Walking Around er et nyttig prinsipp og metode for tydelighet og synlighet.
Utvikling av gjensidig tillit: Gjensidig tillit er en annen avgjørende faktor for å skape og opprettholde psykologisk trygghet på arbeidsplassen. Ledelsen må være åpen og ærlig i sin kommunikasjon og handlinger, og arbeide for å bygge tillit med de ansatte. For å få til dette over tid må tillit være som kjøleskapsmagneter; synlig og i blikkfanget flere ganger om dagen i hele organisasjonen.
Opplæring og trening: Opplæring og trening hjelpe ledere og ansatte med å utvikle ferdigheter og kunnskap som er nødvendige for å føle seg trygge i å uttrykke sine tanker, meninger og ideer. Opplæringen kan inkludere opplæring i konflikthåndtering, kriseledelse, handlingskompetanse og kommunikasjonstrening. Vi erfarer at organisasjoner som trener sine medarbeidere i varsling, konflikthåndtering og kriser bidrar vesentlig til psykologisk trygghet.
Tilbakemelding og anerkjennelse: Tilbakemelding, ros og anerkjennelse er også viktige faktorer for å opprettholde psykologisk trygghet på arbeidsplassen. Ledelsen bør ofte gi tilbakemelding på arbeidet som blir gjort, og anerkjenne prestasjoner og bidrag fra de ansatte som igjen styrker den psykologiske tryggheten. Å etablere en tilbakemeldingskultur krever at hele organisasjonen inkluderes i hva dette innebærer og hvilke fordeler denne kulturen gir for felleskapet og den enkelte ansatte.
Praktisk implementering av psykologisk trygghet på arbeidsplassen
Implementering handler om å bringe en ide eller plan til live og sørge for at den faktisk fungerer som den skal i praksis. Det er en kritisk fase i ethvert prosjekt, og en vellykket implementering kan være forskjellen mellom suksess og fiasko. Implementering involverer ofte et bredt spekter av oppgaver, fra å identifisere nødvendige ressurser og opplæring av ansatte til å etablere målemetoder og kontrollprosedyrer. Det er også viktig å engasjere ansatte og interessenter tidlig i implementeringsprosessen, og å sørge for at de forstår og støtter planen. Selv om implementering kan være utfordrende, kan det også være svært givende. Å se en ide ta form og fungere i praksis kan gi en følelse av tilfredsstillelse og prestasjon.
Suksessfulle implementeringer kan også bidra til å forbedre virksomheten og legge til rette for videre vekst og utvikling. Viktige områder for vellykket implementering:
Involvering av ledelsen: Ledelsen bør være 100% involvert i implementeringen av psykologisk trygghet ut på arbeidsplassen. De bør kommunisere klart, konkret og tydelig hva som forventes av de ansatte og være tilgjengelige for å svare på spørsmål og eventuelle bekymringer på en ærlig og oppriktig måte. Det er vanskelig å skape denne tryggheten uten lederes involvering og styring. Troverdighet og sannferdighet er nøkkelkomponenter som må formidles utover i organisasjonen.
Utvikling av retningslinjer: Bedriften bør utvikle klare retningslinjer for hvordan psykologisk trygghet skal opprettholdes daglig på arbeidsplassen. Disse retningslinjene bør inkludere hvordan man skal håndtere konflikter, hvordan man skal kommunisere endringer og hvordan man skal gi tilbakemeldinger. Retningslinjer må alltid være skriftlige og rutiner må trenes på ofte.
Implementering av opplæring: Det er viktig å iverksette opplæringsplaner for de ansatte for å hjelpe dem med å utvikle ferdigheter og kunnskap som er nødvendige for å opprettholde psykologisk trygghet. Dette kan inkludere opplæring i kommunikasjon, konflikthåndtering og hvordan man gir tilbakemeldinger. Kompetanseøkning i dette viser seg å være en kostnadseffektiv investering.
Evalueringsprosess: Det er viktig å ha en evalueringsprosess for å måle suksessen til implementeringen av psykologisk trygghet på arbeidsplassen. Dette kan inkludere undersøkelser blant de ansatte for å vurdere deres oppfatning av arbeidsmiljøet og deres følelse av psykologisk trygghet.
Kontinuerlig forbedring: Implementeringen av psykologisk trygghet på arbeidsplassen bør være en kontinuerlig prosess med mål om forbedring, og som det snakkes om ofte utover i organisasjonen. Det er viktig å evaluere og justere retningslinjer og opplæring basert på tilbakemeldinger fra de ansatte og endringer i bedriftens behov og mål. De tillitsvalgte kan være en stor ressurs i dette arbeid og bør vare inkludert helt fra starten på strategiprosessen.
Implementering av psykologisk trygghet på arbeidsplassen krever en strategisk tilnærming som involverer tydelig kommunikasjon, tydelig ledelse, gjensidig tillit, opplæring og trening, tilbakemelding og anerkjennelse. Implementeringen bør være en kontinuerlig prosess med kontinuerlig evaluering/måling og taktisk justering basert på sannferdige tilbakemeldinger og endringer i bedriftens behov og mål. Psykologisk trygghet på arbeidsplassen er avgjørende for å opprettholde et åpent, transparent, sunt og produktivt arbeidsmiljø og skal være en prioritet for enhver organisasjon.
Hvordan bør man konkret måle og bevise at den psykologiske tryggheten faktisk øker over tid?
Å måle psykologisk trygghet på arbeidsplassen kan være utfordrende, da det er en subjektiv opplevelse og kan være utfordrende å kvalitetssikre. Imidlertid er det noen metoder som kan brukes for å måle og bevise at den psykologiske tryggheten faktisk utvikler seg over tid.
Kvalitative spørreundersøkelser: En vanlig metode for å måle psykologisk trygghet er å gjennomføre spørreundersøkelser blant de ansatte. Spørsmålene kan rettes mot deres oppfatning av arbeidsmiljøet, deres følelse av å kunne uttrykke sine meninger og bekymringer, og deres oppfatning av lederes støtte og tilbakemeldinger. Det er viktig at det utarbeides spørsmål som gir så sanne og oppriktige svar som mulig. Ledelsen må av den grunn appellere til dette og oppriktig formidle at den er klar for å tåle sannheten.
Søkelysgrupper: En annen metode er å etablere såkalte søkelysgrupper sammen med de ansatte for å få innsikt i deres opplevelser og meninger om arbeidsmiljøet og psykologisk trygghet. Dette kan enkelt etableres som tenke-tanker som møtes for å drøfte den faktiske opplevelsen av tryggheten i organisasjonen. Det er viktig at informasjonen fra søkelysgrupper faktisk brukes og analyseres samt rapporteres tilbake for videre bearbeiding. Å etablere slike tenke-tanker eller søkelysgrupper betinger at det følges tett opp av ledelsen. Hvis ikke vil intensjonen slå feil vei.
Observasjon: En tredje metode er å observere samhandlingen mellom de ansatte og lederne og vurdere om det er en åpen og støttende kommunikasjonsstil som fremmer psykologisk trygghet. Deltagende observasjon betinger at ledere faktisk er til stede fysisk. Distanseledelse viser seg å fungere dårlig i utvikling av psykologisk trygghet.
Resultatmålinger: Til slutt kan man også se på resultater som økt medarbeidertilfredshet, lavere turnover rate, lavere sykefravær, økt produktivitet og økt innovasjon som indikatorer på økt psykologisk trygghet. Dette vil jo igjen føre til øket bunnlinje, noe som bø formidles til de ansatte via belønninger og anerkjennelse.
Det er viktig å presisere at måling av psykologisk trygghet ikke bør være en engangsøvelse, men en kontinuerlig prosess som det er et kritisk blikk på. Bedrifter bør gjennomføre undersøkelser og evalueringer med jevne mellomrom for å vurdere om tiltakene de har implementert faktisk har hatt en positiv effekt. Det viser seg at evalueringer og analyser av målinger bør inkludere representanter for hele organisasjonen, inkludert tillitspersoner, verneombud, bedriftshelsetjenester og styret. Det kan også være en tanke å benytte seg av eksterne eksperter til objektiv måling og rapportering.
På hvilken måte sørger lederen for å være i objektivitetsperspektivet ved slike målinger?
For å sikre objektivitet ved måling av psykologisk trygghet på arbeidsplassen er det viktig at lederen tar noen forholdsregler.
Anonymitet: Spørreundersøkelser bør være anonyme slik at de ansatte føler seg fri til å gi ærlige svar. Lederen må også unngå å prøve å finne ut hvem som har gitt bestemte svar. Ledere bør også trenes i å ikke tolke eller mene noe om hvem som kommer til å svare hva. Dette er et viktig prinsipp for å unngå skyldfordelinger, bias og annet skadelig tankegods.
Uavhengighet: Det kan være lurt å ha en uavhengig tredjepart til å gjennomføre spørreundersøkelser og etablere søkelysgrupper for å unngå uheldig påvirkning fra lederen eller andre ansatte. Dette sikrer i større grad et objektivitetsperspektiv.
Standardisering: Spørsmålene som stilles i spørreundersøkelser bør være standardiserte for å sikre at alle ansatte svarer på de samme spørsmålene og for å gjøre resultatene sammenlignbare. Det finnes flere gode sertifiserte undersøkelser som kan benyttes.
Objektiv analyse: Lederen bør ikke tolke resultatene på en måte som passer deres egen agenda, men heller la resultatene tale for seg selv. Dette kan kreve å ha en trenet ekstern og nøytral person til å analysere resultatene og gi anbefalinger.
Kontinuerlig måling: Psykologisk trygghet bør måles jevnlig over tid for å kunne identifisere mulige avvik, nyttige trender og endringer. Dette vil hjelpe lederen å få et mer objektivt bilde av situasjonen.
Handlingsplaner: Basert på resultatene av undersøkelsene bør lederen utvikle taktiske og strategiske handlingsplaner for å forbedre arbeidsmiljøet og den psykologiske tryggheten på arbeidsplassen. Disse planene må være basert på objektive resultater og analyser, og ikke personlige meninger eller antakelser.
Hva med rett og plikt til å varsle og psykologisk trygghet?
Rett og plikt til å varsle er en viktig del av arbeidsmiljøloven AML og kan ha en stor innvirkning på psykologisk trygghet på arbeidsplassen. Å ha en transparent og åpen kultur for varsling kan bidra til å skape tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og fremme psykologisk trygghet.
Arbeidsmiljøloven krever at arbeidstakere skal varsle arbeidsgiveren sin hvis de selv eller andre blir utsatt for kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Kritikkverdige forhold kan være alt fra mobbing og trakassering til brudd på sikkerhetsrutiner eller ulovlige handlinger. Hvis ikke arbeidsgiveren tar varslet på en riktig måte, eller unnlater å gjøre noe, har arbeidstakeren rett til å varsle arbeidstilsynet, media eller andre offisielle kanaler. Dette ser vi ofte betyr redusert omdømme og at saken kommer ut av kontroll.
Arbeidsgivere har plikt til å håndtere varsler på en forsvarlig måte og sikre at de ansatte ikke blir utsatt for represalier som følge av å ha varslet om kritikkverdige forhold. Dette kan bidra til å skape en tryggere arbeidsplass hvor ansatte føler seg trygge på å rapportere om kritikkverdige forhold og bekymringer uten frykt for represalier. Norske arbeidsgivere med mer enn 5 ansatte skal ha skriftlige rutiner for varsling, noe vi dessverre ser ikke er virkeligheten. Når arbeidsgivere håndterer varsler på en rutinemessig forsvarlig måte, fører det til ytterligere økt tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Dette vil igjen føre til økt psykologisk trygghet, da ansatte vil føle seg trygge på å uttrykke sine meninger og bekymringer, inkludert å varsle. Samtidig er det viktig å merke seg at en åpen kultur for varsling ikke vil føre til økt psykologisk trygghet dersom arbeidsgiveren ikke tar varslene på alvor eller ikke håndterer dem på en forsvarlig måte.
Det er noen feller
Et for stort søkelys på psykologisk trygghet kan noen ganger føre til at ansatte føler seg altfor komfortable og unngår å ta risiko, utvikle et Growth Mindset eller utfordre seg selv. Dette kan føre til stagnasjon og mangel på innovasjon og kreativitet på arbeidsplassen. Det er derfor viktig å balansere psykologisk trygghet med en kultur som også oppmuntrer til å ta risiko, utvise mot og utforske nye ideer. Mens samarbeid og samarbeidsevne er viktig for å oppnå suksess på arbeidsplassen, kan for mye søkelys på psykologisk trygghet føre til at konkurranse blir undertrykt, da konkurranse kan være en motivasjonsfaktor som bidrar til å øke produktiviteten og kvaliteten på arbeidet. Det er derfor viktig å finne en balanse mellom samarbeid og konkurranse på arbeidsplassen. Det er påfallende hvordan «koseklubber» på arbeidsplasser kan utvikle så stor psykologisk trygghet at endring ikke er mulig. Man kan faktisk kose seg i hjel.
Psykologisk trygghet handler om å skape en åpen og transparent kultur hvor ansatte føler seg trygge på å både gi og motta sannferdig feedback. Imidlertid kan et for stort søkelys på dette aspektet føre til at feedback blir overtolket, feiltolket eller overvurdert. Dette kan føre til at ansatte ikke tar tilstrekkelig hensyn til feedback og ikke vurderer den på en objektiv måte. Det er derfor viktig å veie feedback og ta den til etterretning, men også være forsiktig med å overtolke den. Det bør være dialoger rundt dette ofte for å sikre sannhetsgehalten i all kommunikasjon, skriftlig, verbalt og non-verbalt.
Mens psykologisk trygghet kan føre til økt samarbeid og samarbeidsevne, kan det også føre til at endringsrelaterte saks- og interessekonflikter samt meningsforskjeller blir undertrykt. Dette kan føre til en falsk/uriktig følelse av harmoni og mangel på kreativitet på arbeidsplassen. Det er derfor viktig å balansere psykologisk trygghet med en kultur som også oppmuntrer til konstruktiv konflikthåndtering og aksept av meningsforskjeller og samtidig opprettholde tryggheten.
Rune Brenna – kognitiv terapeut mnfkt
Merknad: Vi har valgt å benytte oss av et bredt spekter av fagfolk, inkludert kunstig intelligens, journalister, skribenter, forfattere og andre på språkvask for å sikre at vårt fagspråk og kommunikasjon med omverdenen er så enhetlig og presist som mulig. Målet er å utvikle et språk som treffer bredt i yrkeslivet og sikrer at våre budskap og informasjon blir ensrettet og effektivt kommunisert til våre målgrupper. Vi mener at dette er en viktig del av vår forpliktelse til å levere kvalitetsinnhold på en forståelig måte og opprettholde høye standarder for profesjonalitet i vårt arbeid. Dette er for oss et kontinuerlig pågående arbeid.